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在用Excel制作表格時少不了要輸入序號,可是實際應用中的序號并不僅僅像1、2、3……那么簡單,你有可能需要使用類似于A、B、C……的特殊字符來表示序號,也可能不得不輸入超長的序號,甚至希望表格能根據自己的需要自動輸入和調整序號,等等。所以,千萬別小看這小小的序號,它也大有學問!
一、快速填充序號
在A2、A3單元格中輸入序號的前兩位數值(如1和2),再同時選中A2和A3單元格,將鼠標移至A3單元格右下角,當鼠標呈細十字線狀(又稱填充柄)時,按住左鍵向下(右)拖拽至目標單元格,松開鼠標,序號即可自動填充到相應的單元格中。
小提示
如果B列已經輸入了內容,在上述填充柄狀態下,只要雙擊一下鼠標,即可將序號快速填充到A列下面的單元格中。
二、自定義特殊序號
有時我們需要輸入一些特殊序號(如A、B、C……),并且也希望像上文一樣用填充柄來快速填充,我們可以通過自定義序列來解決。
執行工具→選項命令,打開選項對話框,切換到自定義序列標簽下,在右側輸入序列下面的方框中輸入需要定義的序列(每個元素間請用英文半角逗號隔開)。輸入完成后,單擊添加按鈕,然后點確定返回。
以后需要使用該序號時,只要在A2單元格中輸入序列中的一個元素(如D),然后用填充柄進行拖拽填充,即可將該元素及其以后的元素依次填充到拖拽過的單元格區域中。
小提示
如果你經常需要按順序向表格中輸入單位員工的姓名,也可以將員工的姓名定義為一個自定義序列,然后拖拽填充。
用上面方法輸入的序號,如果對其他列數據進行排序時,該序號列通常也會被打亂。如果不想讓序號列參與排序,只要在A列和B列之間插入一個空列就行了。
三、自動填充序號
有時,我們希望,當B列(不僅限于B列)中輸入內容時,在A列自動給出相應的序號,這可以利用函數來實現。
在A2單元格中輸入公式:=IF(B2="","",COUNTA($B$2:B2)),然后用填充柄將上述公式拖拽填充到A列下面的單元格中。以后當B列輸入字符時,A列就會自動給出相應的序號。
小提示
最好選擇沒有間斷空格的列代替上面的B列。
四、復雜序號的快速填充
有時,我們需要填充一些復雜的序號(如34050520040001、34050520040002……),這些序號前面的字符都是一樣的,只是后面的序號在變化,我們可以通過自定義格式來快速填充這樣的序號。
同時選中需要填充這樣序號的單元格區域,執行格式→單元格命令(或者按Ctrl+1組合鍵),打開單元格格式對話框,切換到數字標簽下,在分類下面選中自定義選項,然后在右側類型下面的方框中輸入"3405052004"0000(引號請在英文狀態下輸入),點擊確定返回。
以后只要采取上面的方法,將后面的序號(如1、2……)輸入到相應的單元格中,復雜的序號就顯現在你的面前了。
五、能夠自動調整順序的序號
有時,由于某種打印或統計的需要,我們經常將部分行隱藏起來,而這時,我們希望剩下的表格序號能自動調整。
1.手動隱藏時的自動調整
在A2單元格中輸入公式:=SUBTOTAL(103,$B$2:B2),然后用填充柄將上述公式拖拽填充到A列下面的單元格中,序號就填充到A列中了。此時,如果隱藏相應的行,則序號自動調整。
2.自動篩選時的自動調整
大家知道,Excel的自動篩選實際上是將相關的行隱藏進來了。這時如果需要自動調整篩選后的序號,同樣可以用公式來完成。在A2單元格中輸入公式:=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)或=SUBTOTAL(3,$B$2:B2),然后用填充柄將上述公式拖拽填充到A列下面的單元格中,再進行自動篩選操作,序號會自動調整。
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